Definición de Información Confidencial:
La "Información Confidencial" se refiere a cualquier dato, detalle, o material que pertenece a Vitavelia o a cualquiera de sus clientes y trabajadores y que no está disponible públicamente. Esto incluye, pero no se limita a, información relacionada con clientes, métodos de limpieza exclusivos, estrategias comerciales, información financiera, contratos, y cualquier otro contenido que esté designado como confidencial por la empresa. La divulgación no autorizada o el uso indebido de esta información puede tener consecuencias graves, y su manejo y protección son fundamentales para preservar la integridad y el éxito de la empresa.
Responsabilidades de los Empleados:
Las Responsabilidades de los Empleados con respecto a la confidencialidad son fundamentales para garantizar la seguridad y el buen manejo de la información confidencial de Vitavelia, sus clientes y trabajadores. Estas responsabilidades incluyen:
Obligación de Confidencialidad:
Todos los empleados/a de Vitavelia tienen la obligación de mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso durante el ejercicio de sus funciones.
Uso Apropiado de la Información Confidencial:
Los empleados/as deben utilizar la información confidencial únicamente para los fines comerciales legítimos de la empresa y no para beneficio personal o de terceros no autorizados.
Protección de la Información:
Se espera que los empleados/as tomen medidas activas para proteger la información confidencial, incluyendo el uso de contraseñas seguras, limitando el acceso a aquellos que lo necesitan y resguardando documentos físicos en lugares seguros.
No Divulgación No Autorizada:
Los empleados/as no deben divulgar información confidencial a terceros sin la autorización previa y por escrito de la empresa.
Confidencialidad Posterior al Empleo:
La obligación de mantener la confidencialidad persiste incluso después de que el empleado/a haya dejado de trabajar en Vitavelia o en cualquier centro de trabajo de sus clientes. Los empleados/as deben seguir respetando la confidencialidad y no utilizar ni divulgar la información confidencial después de su salida.
Colaboración con la Protección de la Información:
Los empleado/as deben colaborar activamente con cualquier medida implementada por la empresa para proteger la información confidencial, incluyendo la participación en programas de formación y la notificación de cualquier posible vulneración de seguridad.
Devolución de Materiales Confidenciales:
Al finalizar el empleo, los empleados/as deben devolver o destruir cualquier material confidencial en su posesión de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.
El cumplimiento de estas responsabilidades es esencial para garantizar la integridad y la seguridad de la información confidencial de Vitavelia.
El incumplimiento de estas responsabilidades puede resultar en acciones disciplinarias, incluida la terminación del empleo, según la gravedad del incumplimiento o en acciones civiles y penales según el daño causado.
Responsabilidad de los clientes
La Responsabilidad de los Clientes en relación con la confidencialidad implica el compromiso y respeto hacia la información sensible y confidencial de Vitavelia. En este contexto, las responsabilidades de los clientes incluyen:
Protección de la Información Compartida:
Los clientes se comprometen a proteger cualquier información confidencial proporcionada por Vitavelia durante el curso de la relación comercial. Esto puede incluir detalles sobre procedimientos de limpieza, programación de servicios, o cualquier otra información confidencial que se comparta en el transcurso de la relación comercial. Además de la información de contratos de servicios, precios etc.
Restricciones de Divulgación:
Los clientes deben abstenerse de divulgar información confidencial de Vitavelia a terceros sin la autorización previa y por escrito de la empresa.
Uso Apropiado de la Información:
La información confidencial proporcionada por Vitavelia solo debe ser utilizada para los fines acordados y no para beneficio personal o de terceros no autorizados.
Colaboración en la Protección de la Información:
Se espera que los clientes colaboren con Vitavelia en la implementación de medidas de seguridad para proteger la información confidencial.
Esto puede incluir seguir las pautas establecidas por la empresa y notificar cualquier preocupación sobre la seguridad de la información.
Confidencialidad Posterior a la Terminación de Servicios:
Después de la terminación de los servicios, los clientes deben respetar la confidencialidad de la información confidencial y abstenerse de utilizarla o divulgarla de manera no autorizada.
Devolución de Documentación Confidencial:
En caso de que se hayan proporcionado documentos u otros materiales confidenciales durante la relación comercial, se espera que los clientes los devuelvan o destruyan de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por Vitavelia.
El incumplimiento de estas responsabilidades por parte de los clientes puede tener consecuencias legales y puede afectar la relación comercial con Vitavelia.
La colaboración activa de los clientes en la protección de la información confidencial es esencial para garantizar la integridad y la seguridad de dicha información.
Protección de la Información Confidencial:
La Protección de la Información Confidencial es esencial para salvaguardar los activos críticos de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Esta protección implica la implementación de medidas y prácticas que aseguren la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información confidencial. Las directrices para la protección de esta información incluyen:
Control de Acceso:
Se deben establecer controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información confidencial. Esto puede incluir sistemas de autenticación seguros, contraseñas robustas y políticas de acceso basadas en roles.
Cifrado de Datos:
Cuando sea aplicable, se debe utilizar cifrado para proteger la información confidencial durante su transmisión y almacenamiento. Esto ayuda a prevenir accesos no autorizados incluso en caso de interceptación.
Seguridad Física:
Los documentos físicos que contengan información confidencial deben almacenarse en lugares seguros y solo deben ser accesibles por personal autorizado. Además, se deben tomar medidas para prevenir el robo, pérdida o daño de dispositivos físicos que contengan información confidencial.
Formación y Concientización:
Los empleados/as y cualquier otra persona con acceso a información confidencial deben recibir formación regular sobre las prácticas de seguridad, la identificación de posibles amenazas y la importancia de mantener la confidencialidad.
Monitoreo y Auditoría:
Implementar sistemas de monitoreo y auditoría para detectar y responder a actividades sospechosas o no autorizadas. Esto incluye el seguimiento de accesos a la información confidencial y la revisión regular de registros de actividad.
Respaldo y Recuperación:
Establecer procedimientos de respaldo y recuperación para garantizar la disponibilidad continua de la información confidencial en caso de eventos adversos como pérdida de datos o interrupciones del sistema.
Actualizaciones y Parches de Seguridad:
Mantener actualizados los sistemas y aplicar parches de seguridad de manera regular para mitigar vulnerabilidades potenciales que podrían ser explotadas por amenazas cibernéticas.
Gestión de Dispositivos Móviles:
Implementar políticas para el uso seguro de dispositivos móviles que puedan acceder a información confidencial, incluyendo la encriptación de datos, el uso de contraseñas y la capacidad de borrar datos de forma remota en caso de pérdida o robo.
Colaboración con Proveedores y Clientes:
Establecer acuerdos y controles de seguridad con proveedores y clientes para asegurar que la información confidencial compartida esté protegida de manera efectiva.
Respuesta a Incidentes:
Desarrollar un plan de respuesta a incidentes que permita una acción rápida y efectiva en caso de violación de seguridad o pérdida de información confidencial.
La efectiva implementación de estas medidas contribuirá significativamente a la protección de la información confidencial de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Uso Apropiado de la Información Confidencial:
El Uso Apropiado de la Información Confidencial es fundamental para garantizar la integridad y la seguridad de los activos de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Para asegurar un manejo adecuado de la información confidencial, se deben seguir las siguientes pautas:
Limitaciones de Uso:
La información confidencial debe utilizarse únicamente para los fines comerciales legítimos de Vitavelia. Cualquier otro uso no autorizado está estrictamente prohibido.
Acceso Restringido:
El acceso a la información confidencial debe limitarse solo a aquellos empleados que necesiten conocerla para desempeñar sus funciones laborales. El acceso adicional debe obtenerse mediante autorización.
No Divulgación No Autorizada:
Los empleados/as y clientes no deben divulgar información confidencial a terceros sin la autorización previa y por escrito de la empresa. Esto incluye discusiones fuera del entorno laboral y el uso de plataformas de medios sociales.
Confidencialidad en Conversaciones:
Se debe tener precaución al discutir información confidencial, especialmente en entornos públicos o áreas donde pueda ser escuchada por personas no autorizadas. Las conversaciones confidenciales deben llevarse a cabo en lugares seguros.
Evitar Uso Personal:
La información confidencial no debe utilizarse para beneficio personal o para el beneficio de terceros no autorizados. Esto incluye la evitación de inversiones basadas en información privilegiada.
Uso Ético:
El uso de la información confidencial debe regirse por principios éticos. Los empleados/as y clientes deben actuar de manera justa y transparente, evitando cualquier comportamiento que pueda comprometer la confianza del cliente o la reputación de la empresa.
Colaboración Interna Responsable:
Cuando sea necesario compartir información confidencial internamente, debe hacerse de manera responsable y solo con aquellas personas que tengan una necesidad legítima de conocer dicha información.
Manejo de Documentos:
Los documentos físicos y digitales que contengan información confidencial deben manejarse con cuidado y almacenarse de acuerdo con las políticas establecidas. La destrucción segura de documentos obsoletos también es crucial.
Notificación de Cambios:
Si un empleado/a o cliente experimenta un cambio en su situación, como una transferencia de departamento o un cambio en sus responsabilidades, debe notificar a los responsables de la confidencialidad para garantizar que el acceso a la información se ajuste a sus nuevas funciones.
El incumplimiento de estas directrices puede tener consecuencias graves, incluida la terminación del empleo y acciones legales.
El compromiso y la adhesión rigurosa al uso apropiado de la información confidencial son esenciales para preservar la seguridad y la integridad de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Divulgación de Información Confidencial:
La Divulgación de Información Confidencial es un aspecto crítico que requiere la máxima cautela por parte de los empleados/as de Vitavelia. Las siguientes directrices establecen los principios y responsabilidades asociados con la divulgación de información confidencial:
Autorización Previa:
La divulgación de información confidencial a terceros está estrictamente prohibida sin la autorización expresa y por escrito de la empresa. Esto incluye, pero no se limita a, clientes, proveedores, y otras partes externas.
Comunicación Interna Controlada:
Cuando sea necesario compartir información confidencial dentro de la empresa, se debe hacer de manera controlada y solo con aquellos empleados/as que tengan una necesidad legítima de conocer dicha información en el curso de sus responsabilidades laborales.
Protección en Comunicaciones Electrónicas:
En el caso de la transmisión electrónica de información confidencial, se deben utilizar medidas de seguridad, como cifrado, para proteger la confidencialidad de los datos durante su transferencia.
Evitar Discusiones No Autorizadas:
Los empleados/as deben abstenerse de discutir información confidencial en lugares públicos, donde pueda ser escuchada por personas no autorizadas. Las conversaciones confidenciales deben tener lugar en entornos seguros y privados.
Cumplimiento de Contratos y Acuerdos:
En situaciones en las que la divulgación de información confidencial sea necesaria, se deben seguir los términos y condiciones de los contratos y acuerdos de confidencialidad existentes.
Divulgación Responsable:
Si un empleado/a se encuentra en una situación en la que la divulgación de información confidencial es requerida por la ley o regulación, se debe informar a los supervisores o al departamento legal de la empresa antes de tomar cualquier acción.
Protección Posterior al Empleo:
La obligación de no divulgar información confidencial persiste incluso después de que el empleado/a haya dejado de trabajar en Vitavelia. La información confidencial no debe utilizarse ni divulgarse después de la terminación del empleo.
Divulgación a Proveedores y Clientes:
Cualquier divulgación de información confidencial a proveedores o clientes debe hacerse de manera controlada y de conformidad con los acuerdos de confidencialidad existentes.
Notificación de Posibles incumplimientos:
Los empleados/as deben notificar de inmediato a los responsables de la confidencialidad sobre cualquier posible incumplimiento de seguridad o divulgación no autorizada de información confidencial.
El incumplimiento de estas directrices puede tener consecuencias graves, incluida la terminación del empleo y posibles acciones legales.
La protección de la información confidencial es esencial para preservar la integridad y la reputación de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Confidencialidad Posterior al Empleo:
La Confidencialidad Posterior al Empleo es un compromiso continuo que los empleados/as de Vitavelia deben mantener incluso después de haber dejado de trabajar para la empresa.
Las siguientes directrices establecen las responsabilidades y expectativas asociadas con la confidencialidad posterior al empleo:
Obligación Continua:
Los empleados/as deben reconocer y respetar que la obligación de mantener la confidencialidad persiste más allá de la terminación del empleo.
Esto incluye cualquier información confidencial a la que hayan tenido acceso durante su tiempo en la empresa.
Uso No Autorizado:
La información confidencial no debe utilizarse para beneficio personal o para el beneficio de terceros no autorizados después de la terminación del empleo.
Devolución de Materiales:
Todos los materiales y documentos que contengan información confidencial y que estén en posesión del empleado/a deben ser devueltos a la empresa o destruidos según las políticas establecidas al finalizar el empleo.
Confidencialidad en la Búsqueda de Empleo:
Los empleados/as que buscan nuevas oportunidades de empleo deben abstenerse de divulgar información confidencial de Vitavelia a posibles empleadores sin la autorización previa de la empresa.
Restricciones Legales y Contractuales:
Los empleados/as deben respetar cualquier restricción legal o contractual relacionada con la divulgación de información confidencial incluso después de dejar la empresa.
Comunicación con Ex-compañeros/as :
La comunicación con ex-compañero/as debe llevarse a cabo con precaución, evitando la divulgación no autorizada de información confidencial de Vitavelia.
Participación en Litigios:
En caso de participación en litigios o disputas relacionadas con Vitavelia, los empleados/as deben abstenerse de divulgar información confidencial durante el proceso legal.
Colaboración con la Recuperación de Información:
En caso de que la empresa solicite la devolución de información confidencial o materiales relacionados, el ex empleado/a debe colaborar plenamente con este proceso.
Cumplimiento de Políticas Posteriores al Empleo:
Los empleados/as deben estar al tanto de las políticas actualizadas de confidencialidad de la empresa incluso después de haber dejado de trabajar y cumplir con cualquier requisito adicional que pueda ser establecido.
El incumplimiento de estas directrices puede tener consecuencias legales y profesionales.
La confidencialidad posterior al empleo es esencial para mantener la integridad y la seguridad de la información confidencial de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Incumplimiento de la Política :
El Incumplimiento de la Política en materia de confidencialidad en Vitavelia se considera una infracción muy grave y puede resultar en consecuencias disciplinarias, legales y profesionales.
Las siguientes directrices establecen cómo se abordará el incumplimiento de la política de confidencialidad:
Investigación:
Ante cualquier sospecha de incumplimiento de la política de confidencialidad, la empresa llevará a cabo una investigación interna para determinar la validez de las preocupaciones y recopilará toda la información relevante.
Acciones Disciplinarias:
Si se confirma el incumplimiento de la política, se tomarán medidas disciplinarias proporcionales a la gravedad del incumplimiento. Estas acciones pueden incluir, entre otras, advertencias escritas, suspensiones de empleo y sueldo temporales, y en casos extremos, el despido disciplinario y denuncia por el juzgado de lo penal y civil.
Notificación a las Autoridades Competentes:
En situaciones en las que el incumplimiento de la política pueda tener implicaciones legales, Vitavelia se reserva el derecho de notificar a las autoridades competentes y tomar medidas legales según sea necesario.
Responsabilidad Legal:
Los empleados/as y clientes que incumplen la política de confidencialidad pueden ser responsables legalmente de cualquier daño que cause a la empresa, a clientes, proveedores u otras partes afectadas.
Acciones de compensación complementarias :
Además de las acciones disciplinarias, se pueden implementar medidas correctivas para mitigar los daños causados por el incumplimiento de la política.
Esto puede incluir la revisión y fortalecimiento de los procedimientos de seguridad, la reevaluación de la formación y la implementación de controles adicionales.
Protección de Intereses Comerciales:
En casos de incumplimiento que puedan afectar gravemente los intereses comerciales de Vitavelia, se tomarán medidas adicionales para proteger la reputación y la confianza de la empresa en el mercado.
Revisión y Actualización de Políticas:
Después de cualquier incidente de incumplimiento, se llevará a cabo una revisión de la política de confidencialidad para identificar oportunidades de mejora y actualizar las medidas de seguridad según sea necesario.
Es crucial que todos los empleados/as comprendan la seriedad del cumplimiento de la política de confidencialidad y las posibles consecuencias del incumplimiento.
La protección de la información confidencial es esencial para el éxito y la integridad de Vitavelia, sus clientes y empleados/as.
Revisión y Actualización:
La Revisión y Actualización de la política de confidencialidad de Vitavelia es un proceso continuo y necesario para adaptarse a cambios en el entorno empresarial y para garantizar la efectividad y relevancia de las medidas de seguridad.
Las siguientes directrices establecen cómo se llevará a cabo este proceso:
Frecuencia de la Revisión:
La política de confidencialidad será revisada de manera regular, al menos 1 vez al año, para asegurar que se ajusta a las necesidades actuales de la empresa y a los requisitos legales y reglamentarios vigentes.
Participación de las Partes Interesadas:
Durante el proceso de revisión, se buscará la participación y aportes de las partes interesadas, incluyendo a los empleados/as, responsables de la confidencialidad, y otros miembros clave del personal que puedan ofrecer perspectivas valiosas.
Evaluación de Riesgos:
Se llevará a cabo una evaluación de riesgos para identificar posibles amenazas y vulnerabilidades que puedan afectar la confidencialidad de la información. Esta evaluación informará las actualizaciones necesarias en la política.
Actualización de Controles de Seguridad:
Basándose en la evaluación de riesgos, se implementarán o actualizarán los controles de seguridad necesarios para garantizar una protección efectiva de la información confidencial.
Capacitación Continua:
Se proporcionará formación continua a los empleados/as para mantenerlos informados sobre las actualizaciones en la política de confidencialidad, así como para reforzar la importancia de la seguridad de la información.
Adaptación a Cambios Legales:
La política se ajustará en consecuencia en respuesta a cambios en leyes y regulaciones relevantes que puedan impactar la gestión de la información confidencial.
Feedback Posterior a Incidentes:
Cualquier incidente de seguridad o violación de la confidencialidad será evaluado para identificar lecciones aprendidas y áreas de mejora. Estos aprendizajes se integrarán en las actualizaciones de la política.
Comunicación Transparente:
Los cambios significativos en la política de confidencialidad se comunicarán de manera transparente a todos los empleados/as y clientes para garantizar una comprensión clara de las expectativas y responsabilidades actualizadas.
Revisión por Parte Legal:
Antes de la implementación de cambios importantes en la política, se realizará una revisión legal para asegurar que las actualizaciones cumplen con todas las obligaciones legales y contractuales.
La revisión y actualización periódicas de la política de confidencialidad son esenciales para mantener la integridad y eficacia del programa de seguridad de Vitavelia, sus clientes y trabajadores.
Politica actualizada a Marzo de 2024